Zarządzenie Nr 84/2010

Burmistrza Zalewa

z dnia 2 lipca  2010 r.

w sprawie: powołania komisji przetargowej do oceny ofert złożonych w postępowaniu o udzielenizamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na :

                 „Budowę kompleksu sportowego „Moje Boisko Orlik 2012” w Zalewie”

Na podstawie: art. 19, art. 20 i art. 21 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamĂłwień publicznych (Jednolity tekst:  Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655) zarządza się co następuje :

§ 1.

Powołuje się Komisję Przetargową w składzie :

                       Przewodniczący :   Pan Ryszard Cympel

                      Sekretarz komisji :  Pani Anna Grzeszczak

                                     Członek  :  Pani Barbara Pawelczyk

§ 2.

Komisja przetargowa otrzyma następujące dokumenty zapewniające poprawne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego tj. :

1)       ogłoszenie o postępowaniu,

2)       specyfikację istotnych warunkĂłw zamĂłwienia,

3)       druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

§ 3.

Do zadań komisji przetargowej będzie należało :

1)     ocena złoĹźonych ofert pod względem formalnym i merytorycznym,

2)     rozpatrywanie waĹźnych ofert i wybĂłr oferty najkorzystniejszej zgodnie z kryteriami przyjętymi w specyfikacji istotnych warunkĂłw zamĂłwienia,

3)     przesłanie zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej do wykonawcĂłw.

§ 4.

Komisja działa na podstawie regulaminu pracy komisji przetargowej, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 5.

1. Komisja rozpocznie pracę z dniem powołania.

2 Komisja zakończy pracę po zawarciu umowy z wybranym wykonawcą lub unieważnieniu postępowania.

§ 6.

Niezbędną obsługę administracyjną pracy komisji zapewni Sekretarz Komisji Pani Anna Grzeszczak.

§ 7.

Upoważnia się Przewodniczącego komisji do zasięgania opinii innych ekspertów lub biegłych w koniecznych przypadkach .

§ 8.

Regulamin pracy Komisji Przetargowej stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1do Zarządzenia Nr 84/2010

                                                                                                      Burmistrza Zalewa

                                                                                                      z dnia 02.07. 2010  r.                                         

REGULAMIN

PRACY  KOMISJI  PRZETARGOWEJ

§ 1.  

Obowiązki członków komisji

1. Komisja przetargowa zostaje powołana do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego obejmującego ocenę spełniania wymaganych przez Zamawiającego warunkĂłw, ocenę złoĹźonych ofert i  przedstawienia propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty
2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.

3.       Komisję obowiązują przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamĂłwień publicznych (Jednolity tekst:  Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z póşn. zmianami ),  przepisy aktĂłw wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu.

4.       Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o ktĂłrych mowa w art. 17 Ustawy, niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoĹźonymi przez wykonawcĂłw w celu potwierdzenia spełnienia warunkĂłw udziału w postępowaniu.

5.       W przypadku złoĹźenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o ktĂłrych mowa w art. 17, nie złoĹźenia przez niego takiego oświadczenia albo złoĹźenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, członek komisji podlega niezwłocznemu wyłączeniu z dalszego udziału w pracach komisji.

§ 2.

Przewodniczący  komisji

1. Pracami komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca.
2. Zadania przewodniczącego komisji:

a.       odbiera oświadczenia członkĂłw komisji o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemoĹźliwiających im występowanie w imieniu zamawiającego lub teĹź wykonywania czynności związanych z postępowaniem o zamĂłwienie publiczne oraz włącza je do dokumentacji postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego,

b.       informuje Burmistrza o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji,

c.       wyznacza terminy posiedzeń komisji,

d.       prowadzi posiedzenia komisji,

e.       informuje Burmistrza o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego,

f.         reprezentuje komisję w wystąpieniach zewnętrznych,

g.       po zakończeniu prac komisji przedkłada Burmistrzowi protokół z postępowania o zamĂłwienie publiczne do zatwierdzenia wraz ze wzorem umowy do podpisania z wybranym wykonawcą.

§ 3.

Sekretarz komisji

1. Obowiązki sekretarza komisji:

h.       Obowiązkiem sekretarza jest prowadzenie w sposĂłb ciągły protokołu postępowania odzwierciedlającego poszczegĂłlne etapy pracy komisji,

i.         dbałość o sprawną organizację postępowania o udzielenie zamĂłwienia publicznego.

j.         prowadzenie protokołu postępowania;

k.       organizowanie w uzgodnieniu z przewodniczącym posiedzeń komisji;

l.         opracowanie projektĂłw dokumentĂłw przygotowywanych przez komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego;

m.     obsługa techniczno-organizacyjna prac komisji;

n.       prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego;

o.       przesyłanie, po zatwierdzeniu przez Burmistrza, wnioskĂłw, ogłoszeń i innych dokumentĂłw przygotowanych przez komisję;

p.       przechowywanie protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentĂłw związanych z postępowaniem o udzielenie zamĂłwienia, w trakcie jego trwania.

§ 4.

Zadania komisji.

1. Do zadań komisji należy przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego związane z oceną i wyborem najkorzystniejszej oferty.

2. Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:

a.       ocena ofert nie podlegających odrzuceniu,

b.       przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądĹş uniewaĹźnienia postępowania,

c.       przyjmowanie i analiza wnoszonych protestĂłw wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest,

d.       sporządzenie odpowiedniej dokumentacji wg drukĂłw ZP wprowadzonych Rozporządzeniem Prezesa Rady MinistrĂłw.

e.       w przypadku stwierdzenia, iĹź wykonawca, ktĂłrego oferta została wybrana :

· przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe,

· uchyla się od podpisania umowy

lub

· nie wnosi wymaganego zabezpieczenia naleĹźytego wykonania umowy,

f. przedstawienie Burmistrzowi propozycji wyboru tej spośród pozostałych złożonych ważnych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.

3.  Komisji zabrania się dokonywać poniĹźszych czynności:

a. wprowadzać jakichkolwiek poprawek w ofercie,

b. dokonywać zmiany  kryteriĂłw przetargu,

c. zmieniać warunków zawartych w SIWZ,

d.       naruszać przepisĂłw Ustawy i interpretować je na korzyść ktĂłrejkolwiek ze stron,

e.       zatajać dane, ktĂłre mogą mieć wpływ na ocenę i wybĂłr oferty,

f.         wchodzić w konflikt z oferentami,

g.       świadomie naruszać zasadę bezstronności przy rozpatrywaniu i ocenie ofert.

4. Z postępowania komisja przetargowa sporządza protokół.

5. W przypadku udziału w pracach komisji biegłych (rzeczoznawców), komisja odnotuje ich dane w protokole.

6. Komisja kończy pracę po zawarciu umowy z wybranym wykonawcą.

§ 5.

Tryb postępowania - część jawna

1.  Część jawna - otwarcie ofert, w trakcie ktĂłrej przewodniczący komisji przedstawi zebranym:

a.       cel spotkania ze wskazaniem przedmiotu zamĂłwienia, trybu udzielania zamĂłwienia publicznego oraz miejsca i daty publikacji ogłoszenia o przetargu,

b.       skład komisji przetargowej,

c.       liczbę złoĹźonych ofert, ze wskazaniem nazwy (firmy) i adresy (siedziby) wykonawcĂłw, ktĂłrych oferty zostały uznane za niewaĹźne z powodu złoĹźenia ich po wyznaczonym terminie,

d.       kwotę środkĂłw, jakie zamierza się przeznaczyć na wykonanie zamĂłwienia,

e.       oferty, pokazując je, Ĺźe złoĹźone one zostały w stanie nieuszkodzonym oraz nie noszą śladĂłw wskazujących na prĂłbę naruszenia ich tajemnicy.

2. Komisja dokonuje otwarcia ofert zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo

    zamĂłwień publicznych (Jednolity tekst:  Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655). Otwarcie ofert jest

    jawne.

3. Komisja odsyła nie otwarte oferty tym wykonawcom, którzy złożyli oferty po terminie lub wycofali swoje oferty przed upływem terminu składania ofert.

4. Po odczytaniu wszystkich ofert, Przewodniczący zawiadamia obecnych przedstawicieli wykonawców o przypuszczalnym terminie zakończenia postępowania oraz o sposobie powiadomienia o wynikach.

5. Po otwarciu i odczytaniu wszystkich ofert, członkowie komisji niezwłocznie składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o ktĂłrych mowa w art. 17 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamĂłwień publicznych (Jednolity tekst:  Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655).

6. W przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17, nie złożenia przez niego takiego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, członek komisji podlega niezwłocznemu wyłączeniu z dalszego udziału w pracach komisji.

7. Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje Burmistrzowi, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji.

§ 6 .

Tryb postępowania  -  część tajna ( badanie ofert )

1. Część tajna  to badanie i ocena złoĹźonych ofert.

2. Na wniosek Przewodniczącego komisja może zasięgać opinii rzeczoznawców, biegłych w przypadkach szczególnych i tego wymagających.

3. Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej dokonywane są zgodnie z przepisami określonymi w rozdziale 4 ustawy.

4. W trakcie oceny złożonych ofert komisja przeprowadzi następujące czynności:

a.       ustali, czy wszystkie oferty odpowiadają warunkom i zasadom określonym w  ustawie o zamĂłwieniach publicznych i specyfikacji istotnych warunkĂłw zamĂłwienia,

b.       ustali, czy oferty nie zawierają oczywistych pomyłek lub błędĂłw rachunkowych, a w przypadku ich stwierdzenia komisja odnotuje rodzaj błędu wg druku ZP, poprawia błąd rachunkowy oraz powiadamia wszystkich wykonawcĂłw o dokonaniu korekty błędĂłw lub oczywistych omyłek,

c.       w oparciu o dane zawarte w ofertach, komisja dokona oceny spełnienia warunkĂłw wymaganych przez wykonawcĂłw i odnotuje wyniki na załączniku wg druku ZP,

5. Członkowie komisji w oparciu o kryteria oceny ofert określone w specyfikacji istotnych warunkĂłw zamĂłwienia,  dokonają oceny złoĹźonych ofert i wyniki wraz z pisemnym uzasadnieniem indywidualnej oceny ofert wpiszą na załączniku tj. druku ZP ( jeĹźeli do oceny ofert przyjęto rĂłwnieĹź inne kryteria oceny ofert niĹź cena ).

6. Kryteria, ich znaczenie oraz opis zgodnie ze SIWZ stanowią podstawę do badania i oceny złożonych ofert.

7. Komisja dokona oceny ważnych ( nie podlegających odrzuceniu ) ofert, stosując jednolity system punktowania tzn.

a. kaĹźde kryterium oceniane będzie w skali punktowej 0 – 100 pkt,

1. najkorzystniejsze wymierne ( określone przy pomocy liczb ) dane z oferty podlegające ocenie, będą ocenione maksymalną ilością punktów = 100, pozostałe będą przeliczane proporcjonalnie w stosunku do najlepszego.
2. najkorzystniejsze niewymierne, ale odnoszące się wyłącznie do przedmiotu zamĂłwienia ( wyjątek stanowi przypadek określony w art. 5 ust. 1 ustawy ) dane z oferty podlegające ocenie, będą ocenione, maksymalną ilością punktĂłw tj. rĂłwną  100, pozostałe będą oceniane przez członkĂłw komisji indywidualnie w stosunku do najlepszych.
3. Kryteria niewymierne oceniane będą w przyjętej skali, indywidualnie przez każdego z członków komisji z zachowaniem należytej staranności.

8. Oceny poszczególnych członków komisji zostaną zapisane w zestawieniu zbiorczym, następnie pomnożone przez procentową wartość wagi przypisaną każdemu kryterium określoną w SIWZ.

9. Wykorzystując wyniki indywidualnej oceny ofert, komisja sporządzi streszczenie i porównanie złożonych ofert na załączniku wg druku ZP.

10. Kolejność ( ranking ) ofert zostanie ustalona wg otrzymanych punktów obliczonych jak w § 6 ust. 7.

11. Ofertą najkorzystniejszą będzie OFERTA, ktĂłra otrzymała  największą ilość punktĂłw.

12. W przypadku odrzucenia wszystkich ofert, komisja zamieści uzasadnienie odrzucenia w załączniku na załączniku wg druku ZP.

§ 7.

Unieważnienie postępowania

1. Komisja ma obowiązek przedstawić wniosek o uniewaĹźnienie postępowania, jeĹźeli powstała jedna z okoliczności  przewidzianych w   art. 93 ustawy.

2. JeĹźeli zamawiający dopuścił moĹźliwość składania ofert częścio­wych, do uniewaĹźnienia w części postępowania o udzielenie zamĂł­wienia przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia komisja zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a po złożeniu ofert tych wykonawców, którzy złożyli oferty. podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

4. Na polecenie Burmistrza komisja powtarza unieważnioną przez niego czynność, podjętą z naruszeniem prawa.