Uprawnienia obywatela w Urzędzie odnośnie załatwiania spraw indywidualnych przed organami administracji publicznej reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Jednolity tekst: Dz.U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z późn.zm.) – w skrócie kpa

Organ administracji publicznej jest obowiązany do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Organ administracji publicznej obowiązany jest zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Istnieje możliwość odstąpienia od tej zasady tylko w przypadku, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną.

Organ administracji publicznej powinien działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.

Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

O każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Na nie załatwienie sprawy w terminie stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia.

Od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołanie tylko do jednej instancji.

Odwołanie rozpatruje organ administracji publicznej wyższego stopnia, chyba, że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy.

Wnosi się odwołanie do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organy, który wydał decyzję.

Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie.

Przed upływem terminu do wniesienia odwołania decyzja nie ulega wykonaniu.

Na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy kodeks tak stanowi.

Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie.

Postanowienie, na które nie służy zażalenie, strona może zaskarżyć tylko w odwołaniu od decyzji.

Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia, jednakże organ administracji publicznej, który wydał postanowienie, może wstrzymać jego wykonanie, gdy uzna to za uzasadnione.

Postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne. Jeżeli decyzja jest niezgodna z prawem stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Wniesie skargi przysługuje tylko i wyłącznie po wyczerpaniu postępowania odwoławczego.

Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji przez organ odwoławczy.

Każdy obywatel ma zagwarantowane w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej prawo składania petycji, skarg i wniosków do organów państwowych, organów jednostek samorządu terytorialnego, organów samorządowych jednostek organizacyjnych oraz do organizacji i instytucji społecznych.

Petycje, skargi i wnioski można składać w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą.

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

Organem właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących zadań lub działalności:

1. rady miejskiej jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych – regionalna izba obrachunkowa;
2. burmistrza w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest wojewoda;
3. burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych we wszystkich sprawach oprócz spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest rada gminy.

Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

Wnioski składa się do organów właściwych ze względu na przedmiot wniosku.

Wnioskodawcy niezadowolonemu ze sposobu załatwienia wniosku służy prawo wniesienia skargi.